Information zum Umgang mit personenbezogenen Daten

Die folgenden Datenschutzhinweise beziehen sich auf das Online-Bewerbungsverfahren bzw. die dafür verantwortliche Stelle. Da personenbezogene Daten zusätzlich auf dem vom Bewerber genutzten Stellenportal (https://evc.jobs.personio.de) verarbeitet werden, wird zusätzlich auf die Datenschutzhinweise des Betreibers (s.u.) verwiesen.

1. Rechtsgrundlagen

Maßgeblich für den Umgang mit Bewerberdaten sind EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) i.V.m. Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). So kann die Verarbeitung auf einer Einwilligung des Bewerbers zu bestimmten Zwecken beruhen (Art. 6 Abs. 1a DSGVO). Konkret geht es um unser Online-Bewerbungsverfahren, mit dessen Nutzung durch die Bewerber ausdrücklich in die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten eingewilligt wird. Diese Einwilligung kann jederzeit formlos widerrufen werden, wobei ein solcher Widerruf nur für die Zukunft wirkt, bisherige Verarbeitungen der Daten damit nicht betrifft.

Eine Verarbeitung der Bewerberdaten kann auch zur Erfüllung vertraglichen Pflichten erfolgen (Art. 6 Abs. 1b DSGVO). In unserem Fall handelt es sich um eine geplante Tätigkeit als Angestellte/r bzw. Handelsvertreter/in oder als Auszubildende/r des Unternehmens im Zuge der Vertragsanbahnung (Bewerbungsverfahren) wie auch einer späteren Vertragsdurchführung (Einstellung bzw. Beauftragung). Die konkreten Verarbeitungszwecke richten sich nach dem jeweiligen Vertragsverhältnis.

Schließlich kann eine Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1c DSGVO) oder zur Wahrung eines öffentlichen Interesses (Art. 6 Abs. 1e DSGVO) erforderlich sein. Darunter fallen insbesondere die gesetzlichen sowie steuerrechtlichen Dokumentations- und Meldepflichten. Zur Wahrung eines berechtigten Interesses (auch: Dritter) können wir Daten auch über die ursprüngliche Vertragserfüllung hinaus verarbeiten (Art. 6 Abs. 1f DSGVO). Hintergrund sind u.a. die Durchsetzung von Ansprüchen bei rechtlichen Auseinandersetzungen, die Gewährleistung der IT-Sicherheit und die Verhinderung von Straftaten.

Auswertungen i.S. von vollautomatisierten Maßnahmen der Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO) werden von uns nicht eingesetzt.

2. Datenumfang

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Wir verarbeiten je nach vertraglicher Bindung mehrere Arten von personenbezogenen Daten. Bei Bewerbern können zunächst folgende Daten erhoben, verarbeitet oder gespeichert werden:

• Name, Adresse, Email-Adressen, Telefonnummern, Geschlecht, Geburtsdatum (Stammdaten)
• Schul-/ Ausbildungsabschlüsse, Nachweise über berufliche Stationen, Arbeitszeugnisse, Motivationsschreiben.

In Zusammenhang mit einem geplanten Anstellungs-, Ausbildungs- oder Handelsvertretervertrag können zusätzlich folgende personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet oder gespeichert werden:

• Geburtsdatum/ -ort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Ausweisnummer und andere Legitimationsdaten
• Steueridentifizierungs-/ Sozialversicherungsnummer, Kranken-/ Pflegeversicherungsdaten, Altersvorsorgedaten (z.B. Direktversicherung, Vermögenswirksame Leistungen)
• Authentifikationsdaten (z.B. Unterschrift), Kontoverbindung, Gewerbeerlaubnis (Handelsvertreter).

Personenbezogene Daten werden von uns nur für diejenigen Zwecke verarbeitet, zu denen sie uns zur Verfügung gestellt werden. Dieser hängt insbesondere davon ab, ob es im Zuge des Bewerbungsverfahrens zu einer Einstellung bzw. Beauftragung des Unternehmens kommt.

3. Notwendige und freiwillige Daten

Die Tätigkeit als Angestellte/r bzw. Handelsvertreter/in oder als Auszubildende/r des Unternehmens ist ohne eine Verarbeitung personenbezogener Daten nicht vorstellbar. Wir können uns auf deren Anbahnung und die Erfüllung von vertraglichen Pflichten nur einlassen, soweit uns die Bewerber alle dafür notwendigen Daten zur Verfügung stellen. Konkret geht es im Bewerbungsverfahren um den Registrierungsprozess, die Verwaltung eingehender Bewerbungen, die Beantwortung von Anfragen, die Vereinbarung und Durchführung von Gesprächsterminen, die Ergänzung von Unterlagen, den Austausch von Vertragsunterlagen und das Ausfüllen von Personalbögen.

Bewerber, die nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens noch Informationen über weitere Stellenangebote des Unternehmens wünschen, können sich freiwillig entsprechend registrieren lassen. Sie können der Verarbeitung ihrer Daten jederzeit formlos widersprechen. Die personenbezogenen Daten werden anschließend gelöscht.

4. Übermittlung an Dritte

Mitarbeiter oder andere Verfügungsberechtigte erhalten Datenzugriff nur insoweit, als sie diesen zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Verpflichtungen benötigen. Wir sind seit jeher zur Verschwiegenheit über alle uns zur Kenntnis gelangten Tatsachen und Wertungen mit Bezug auf das Bewerbungs- und Einstellungsverfahren verpflichtet.

An Dritte geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn eine Einwilligung vorliegt, wenn gesetzliche Bestimmungen uns dazu verpflichten oder wenn unsere Auftragsverarbeiter den ordnungsgemäßen Umgang damit auf der Grundlage von DSGVO und BDSG garantieren können. Konkret werden die Bewerberdaten per TLS-Verschlüsselung in eine Datenbank der Personio SE & Co. KG übertragen, die unser Personalverwaltungs- und Bewerbermanagementsystem betreibt. Es handelt sich hier um unseren Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).

Im Hinblick auf die Empfänger von Daten sind im Übrigen zu unterscheiden:

• Unternehmen der Engel & Völkers-Gruppe und weitere Empfänger, für die eine Einwilligung zur Datenübermittlung vorliegt,
• Auftragsverarbeiter wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Versicherungen, Wartungs-/ IT-Dienstleister, und Dokumenten-/ Datenvernichter,
• Finanzämter/-behörden, Bundeszentralamt für Steuern.

Eine Datenübermittlung außerhalb von EU bzw. EWR („Drittstaaten“) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung der mit den Kunden geschlossenen Verträge geboten, gesetzlich vorgeschrieben oder im Einzelfall über eine Einwilligung gedeckt ist. Dienstleister, die ihren Hauptsitz in Drittstaaten haben, werden von uns nicht beauftragt. Im Hinblick auf die Empfänger von Daten sind im Übrigen zu unterscheiden:

• Unternehmen der Engel & Völkers-Gruppe und weitere Empfänger, für die eine Einwilligung zur Datenübermittlung vorliegt,
• Auftragsverarbeiter wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Versicherungen, Wartungs-/ IT-Dienstleister, und Dokumenten-/ Datenvernichter,
• Finanzämter/-behörden, Bundeszentralamt für Steuern.

Eine Datenübermittlung außerhalb von EU bzw. EWR („Drittstaaten“) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung der mit den Kunden geschlossenen Verträge geboten, gesetzlich vorgeschrieben oder im Einzelfall über eine Einwilligung gedeckt ist. Dienstleister, die ihren Hauptsitz in Drittstaaten haben, werden von uns nicht beauftragt.

5. Speicherdauer und -fristen

Wir halten uns an die Grundsätze der Datenvermeidung und -minimierung. Gespeicherte personenbezogene Daten werden von uns gelöscht, sobald der jeweilige Verarbeitungszweck entfällt und die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten abgelaufen sind. Konkret erfolgt die Speicherung daher ausschließlich in Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren über einen Zeitraum von 90 Tagen nach dessen Abschluss. Dies geschieht in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend werden die Daten gelöscht bzw. anonymisiert und stehen damit allenfalls als sog. Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung.

Sofern es zu einer Einstellung bzw. Beauftragung kommt, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Der Verarbeitungszweck richtet sich nach den jeweiligen Vertragsvereinbarungen. Davon abgesehen haben wir folgende Fristen zu beachten:

• Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
• Die handels- und steuerrechtliche Fristen betragen konkret zwei bis zehn Jahre nach Beendigung des Vertragsverhältnisses bzw. nach Ablauf des Jahres der jeweiligen Bilanzaufstellung.
• Besondere Fristen von bis zu 30 Jahren gelten für Datensätze als Beweismittel gem. §§ 195 ff. BGB.

6. Betroffenenrechte

Unsere Bewerber besitzen als Betroffene detaillierte Auskunftsrechte (Art. 15 DSGVO), denen wir mit der vorliegenden Information nachkommen. So können sie u.a. Auskunft verlangen über (a) die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, (b) die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten, (c) die Herkunft von nicht bei der betroffenen Person erhobenen Daten, (d) die Empfänger der Daten und (e) die geplante Dauer der Speicherung bzw. die für die Speicherdauer relevanten Kriterien.

Die Bewerber haben das Recht auf Datenberichtigung, sofern die sie betreffenden Daten unrichtig oder unvollständig sind (Art. 16 DSGVO). Sie haben das Recht auf einschränkende Verarbeitung, (a) solange von ihnen bestrittene Daten von uns überprüft werden, (b) wenn sie die Löschung unrechtmäßig verarbeiteter Daten ablehnen, (c) wenn von ihnen für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigte Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden und (d) wenn sie der Verarbeitung gem. Art. 21 DSGVO widersprochen haben und noch nicht feststeht, ob berechtigte Gründe unsererseits überwiegen (Art. 18 DSGVO).

Außerdem haben die Bewerber das Recht auf Löschung, wenn (a) personenbezogene Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr notwendig sind, (b) sie ihre Einwilligung widerrufen und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt, (c) sie Widerspruch einlegen und vorrangig berechtigte Gründe für die Verarbeitung nicht vorliegen oder (d) die betreffenden personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet werden (Art. 17 DSGVO). Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der bis dahin aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist (a) zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, (b) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt, (c) für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche Forschungszwecke oder für statistische Zwecke oder (d) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Unsere Bewerber haben das Recht, die bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden. Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung von Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt (Art. 20 DSGVO).

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (alle Kontaktdaten unter https://www.ldi.nrw.de).

7. Ansprechpartner

Vertragspartner und Verantwortlicher für die Verarbeitung der Bewerberdaten ist

EVC Rheinland GmbH
Lizenzpartner der Engel & Völkers Commercial GmbH
Graf-Adolf-Platz 15, 40213 Düsseldorf
Tel.: +49-211-86 32 04 0
Fax: +49-211-86 32 04 44

Unser Datenschutzbeauftragter, der die Bewerber auch bei der Wahrung ihrer Interessen unterstützen kann, ist erreichbar unter datenschutz@evrhl.de.

Stand: 1. Januar 2025

Assistenz Finanzbuchhaltung (m/w/d) – Kreditoren & Debitoren

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